نویسنده : 
حتما شما نیز تا کنون با کمبود زمان در طول روز مواجه شده اید و در پایان روز به دلیل کم آوردن زمان مورد نیاز به تمام برنامه ریزی های خود نرسیده اید، قطعا این چالش ناراحت کننده است که برای هر فردی در هر سن و سالی ممکن است بوجود بیاد؛ اما مساله مهم این است که بدانید چطور زمان را مدیریت کنیم و در کوتاه ترین زمان ممکن بتوانیم به تمام برنامه های تعیین شده در طول روز برسیم تا نگرانی کارهای انجام شده در طول روز شما را نگران نکند.
چرا مدیریت زمان اهمیت دارد؟
بدست آوردن موفقیت علاوه بر هوش و استعداد به تداوم و استمرار نیاز دارد و در اکثر موارد موفقیت ها به نحوه مدیریت زمان بستگی دارد، اینکه افراد بتوانند کارهای روزانه و فعالیت های خود را به درستی برنامه ریزی و اولویت بندی کنند و در عین حال به آن پایبند باشند از جمله عوامل موثر موفقیت است؛ قطعا پایبند بودن به برنامه ریزی سخت است اما نتیجه آن زیبا و شیرین است.
بنابراین مدیریت زمان به عنوان یک مهارت اصولی است که اگر بتوانید در زمان مناسب آن را بیاموزید به بهترین نتیجه ممکن می رسید؛ از جمله مهارت های مدیریت زمان می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- بالا بردن بهره وری در حین کار و عملکرد
- به انجام رساندن تمام وظایف در مهلت مقرر و جلوگیری از عقب افتادن کارها
- کاهش میزان استرس و افزایش کیفیت سطح زندگی
- ایجاد تعادل بین فعالیت ها و زندگی روزانه
- فراهم شدن شرایط شغلی بهتر و با درآمد بیشتر
- افزایش احساس اعتماد به نفس و موفقیت بیشتر در زندگی
- بالا بردن تمرکز و رسیدگی به فعالیت ها به بهترین شکل ممکن
- بالا بردن انگیزه کاری و در عین حال انگیزه زندگی
چطور می توانیم زمان را مدیریت کنیم؟
حال که اهمیت مدیریت زمان را می دانیم نوبت به بررسی این سوال می رسد که چگونه می توانیم زمان را مدیریت کنیم؟ در ادامه به بررسی 7 تکنیک مدیریت زمان می پردازیم که اگر به درستی و طبق برنامه پیشنهاد انجام شود در نهایت نتیجه مناسبی از کارها و برنامه های خود دریافت می کنید.
1-اولویت بندی داشته باشید
اولویت بندی کردن فعالیت هایی که لازم است در طول یک روز انجام شود از جمله اصول مهم در مدیریت زمان به شمار می آید؛ قطعا بسیاری از کارها در طول روز برای شما اولیت بیشتری دارد که ممکن است استرس آن را داشته باشید؛ بنابراین بهتر است کارهای مهم و ضروری را در ابتدای روز کاری انجام دهید تا استرس آن را کاهش دهید و در ادامه به باقی برنامه ها رسیدگی کنید. در نظر داشته باشید با توجه به اینکه ممکن است در طول روز برخی از کارها عقب بیفتد، پس بهتر است کارهایی با اولویت کمتر باشد.
2-برنامه ریزی برای انجام کارها داشته باشید
اولویت بندی و برنامه ریزی هر دو مکمل یکدیگر هستند، با اولویت بندی کارها همراه با برنامه ریزی درست است که می توانید نتیجه خوبی بگیرید. به عنوان مثال برای برنامه فردا روز قبل یا یک هفته قبل برنامه ریزی داشته باشید، این کار می تواند حتی یک روز شلوغ کاری را به خوبی به پایان برساند و تحت فشار زمانی قرار نگیرید. در نظر داشته باشید با انجام رساندن برنامه های هرروز در هر روز حجم کاری و فعالیت ها به صورت متعادل و نرمال در بین روزهای هفته تقسیم می شود و همین مساله سبب کاهش خستگی می شود.
یکی از مواردی که بسیاری از افراد برای آن برنامه ریزی می کنند، سفر به ایران یا خارج است اما متاسفانه بخاطر مشغله های زیاد، فرصت کافی برای سفر ندارند؛ در صورتی که اگر برنامه ریزی درست و اصولی داشته باشند و از ابزارها و تکنیک های مدیریت زمان استفاده کنید در نهایت حتی می توانید بهترین شهر برای سفر در زمستان، پاییز یا بهار را انتخاب کنید و علاوه بر کار به تفریح و سرگرمی خود نیز برسید.
3-انتخاب ابزار مناسب برای برنامه ریزی
نکته مثبتی که برای برنامه ریزی وجود دارد استفاده از ابزارهای مناسب و کاربردی برای برنامه ریزی است که دارای امکانات مختلفی از جمله اشتراک گذاری گروهی برنامه روزانه با دوستان، آلارم گذاشتن برای فعالیت ها مهم، ارسال درخواست برای یک تیم کاری و… است که می توانید کمیت و کیفیت فعالیت های خود را با آن افزایش دهید.
4-برای هر فعالیت محدوده زمانی تعیین کنید
اگر برای یک کار ساده که تنها در یک ساعت انجام می شود، محدوده زمانی تعیین نکنید ممکن است همان کار ساده تا چند ساعت انجام شود؛ بنابراین به راحتی می توان گفت تعیین محدودیت زمانی برای انجام کارها باعث جلوگیری از طولانی شدن کارها می شود و همچنین زمان هر کار تنها صرف همان کار می شود.
به عنوان مثال شما قصد دارید یک پادکست 5 ساعته آموزشی را در زمان های مختلف گوش کنید، اگر محدوده زمانی برای آن تعیین نکنید ممکن است پادکست 5 ساعته حتی در 5 روز نیز به پایان نرسد اما با در نظر گرفتن زمان محدود قطعا در زمان معین می توانید آن را به پایان برسانید؛ البته که بهترین مارک ایرپاد نیز در سرعت و روند گوش دادن به پادکست یا فایل های صوتی بی تاثیر نمی باشد.
5-“نه“ بگویید!
در برخی موارد لازم است به انجام برخی کارها نه بگویید و بیشتر از توان و ظرفیت خود کار قبول نکنید، علاوه براین به کارهایی که ممکن است شما را از اهداف اصلی و اولویت های روزانه دور کند نه بگویید تا بتوانید با تمرکز بیشتری به فعالیت های روزانه خود برسید.
6-هدف گذاری کوتاه مدت و بلند مدت داشته باشید
داشتن هدف در زندگی نه تنها در مدیریت زمان بلکه در مدیریت برنامه زندگی کاربردی است و می تواند شما را در زمان تعیین شده به اهداف و برنامه هایی که برای زندگی دارید، برسانید. البته در نظر داشته باشید هدف گذاری ها معقول باشد و برنامه های غیرمنطقی و غیرمعقول نچینید، زیرا اگر برنامه ریزی های بسیار دور و غیرانتظار داشته باشید و به برخی فعالیت ها عمل نکنید در نهایت احساس ناکافی بودن به افرد منتقل می شود.
7-از تکنیک پومودور استفاده کنید
تکنیک پومودور از جمله تکنیک های کاربردی و موثر در مدیریت زمان است و دارای چنین می گوید که مغز انسان تنها می تواند هربار بر روی یک کار تمرکز کند، پس جابجایی بین کارهای مختلف نتیجه خوبی ندارد و تمرکز فرد را نیز از بین می برد. این تکنیک به این صورت است که ابتدا تمام حواس پرتی ها را از خود دور کنید و سپس برای مدت زمان 20 و 25 دقیقه برنامه ریزی کنید، زیرا این زمان کوتاه به چشم نمی آید و انجام کارهای هرچند سخت نیز ساده به نظر می رسد. علاوه بر پومودور تکنیک های مختلفی برای مدیریت زمان وجود دارد که 5 تکنیک مدیریت زمان از جمله ماتریس آیزنهاور، تکنیک ۲۰ ۸۰، تکنیک Timeboxing، Time blocking از جمله موثرترین تکنیک ها هستند که در نهایت می توانید برنامه زندگی و کاری را به درستی زمان بندی کنید.
کلام آخر
در این مطلب به اهمیت مدیریت زمان و زمانبندی در زندگی و کارهای روزمره پرداختیم که می توانید با استفاده از ابزارها و تکنیک های مختلف کارهای روزمره را مدیریت کنید تا در نهایت در طول روز تمامی کارها و فعالیت های روزانه خود را انجام دهید. لازم به ذکر است این اپلیکیشن ها نه تنها برای برنامه ریزی کاری بلکه برای برنامه ریزی های شخصی و روزانه نیز کاربرد دارد.
